Udskriftvenlig version af vedtægterne. Klik her.
Stiftelsesdato 01-02-2021
§ 1 Foreningens navn. Foreningens navn er ”Pandehave Eng” med hjemsted i Gribskov kommune.
§ 2 Foreningens medlemmer. Foreningens medlemmer er Grundejerforeningen Dronningmølle Strandpark I-III og Grundejerforeningen Fuglevangen repræsenteret ved de to grundejerforeningers bestyrelser.
§ 3 Foreningens formål. Foreningens formål er at varetage og drive det fredede naturområde matrikel nr. 1rt og 1y Dronningmølle by, Esbønderup, som medlemmerne har et fælles skøde på. Området er fredet og omfattet af Natura 2000 og en del af Nationalpark Kongernes Nordsjælland. Foreningen skal arbejde på at fremme biodiversiteten, øge naturværdien og rekreative værdier i området.
§ 4 Angående hæftelser. De to foreninger hæfter 50%-50% for foreningens forpligtelser.
§ 5 Overdragelse og forpligtelser. Medlemskab og forpligtelser kan ikke overdrages.
§ 6 Myndighedstilladelser Ændringer af området og af områdets benyttelse skal ske iht. gældende love og bekendtgørelser.
§ 7 Øverste myndighed. Bestyrelserne i medlemsforeningerne er foreningens øverste myndighed.
§ 8 Bestyrelsens sammensætning. Bestyrelsen for foreningen har op til 6 medlemmer. Formændene for medlemsforeningerne er faste medlemmer af bestyrelsen. Derudover har hver grundejerforening ret til at udpege op til 2 medlemmer, som ikke nødvendigvis er medlem af grundejerforeningen, til foreningens bestyrelse. Foreningen har delt formandskab som udgøres af medlemsforeningernes formænd. Møde og kørselsudgifter i forbindelse med bestyrelsesmøderne afholdes af respektive grundejerforeninger.
§ 9 Vedtægter. Vedtægterne skal godkendes i de to grundejerforeningers bestyrelser. Når vedtægterne er godkendt i de respektive grundejerforeninger, er foreningen stiftet/vedtægter gældende iht. til besluttet stiftelses/ændringsdato.
§ 10 Driftsmidler. Hovedindtægten til drift af området kommer fra tilskud. Alle tilskud modtages af foreningen som identificeres ved foreningens CVR-nr. Foreningen opkræver ikke kontingent, men kan modtage indskud eller lån fra medlemsforeningerne. Indskud og lån skal være ligeligt fordelt mellem medlemsforeningerne.
§ 11 Regnskab. Bestyrelserne i medlemsforeningerne godkender hvert år i 1. kvartal foreningens regnskab fra det foregående år. Foreningens regnskab følger kalenderåret og går fra 1. januar til 31. december. Der udarbejdes en Resultatopgørelse og en Balance, begge med sammenligning til Budget. Disse fremsendes til revisorerne senest den 31. januar, og skal være revideret senest den 15. februar, således at det af Bestyrelsen underskrevne regnskab med revisorernes påtegning kan godkendes af de respektive medlemsbestyrelser.
§ 12 Årsrapport. Foreningen udarbejder hvert år en årsrapport med udgangspunkt i årets plan.
Denne fremsendes sammen med årets Resultatopgørelse og Balance.
§ 13 Budget og plan. Bestyrelserne i medlemsforeningerne godkender hvert år i 4. kvartal foreningens budget og plan for det kommende år. Budget og plan skal foreligge senest den 15. november. I foreningens første leveår godkender medlemsforeningernes bestyrelser budget og plan senest 45 dage efter stiftelsen. Hvis budget og plan ikke opnår godkendelse i en bestyrelse har foreningen 45 dage til at udarbejde nye og få dem godkendt. Kan der ikke besluttes budget inden næste driftsår opløses foreningen iht. § 20
§ 14 Kasserer. Bestyrelsen udpeger en kasserer. Kassereren behøver ikke være medlem af bestyrelsen. Kassererfunktionen er ulønnet. Bestyrelsen kan vælge at tildele kassereren et skattefrit vederlag iht. til gældende bestemmelser. Rimelige omkostninger herudover, som Bestyrelsen skønner måtte være forbundet med varetagelse af kassererfunktionen afholdes/refunderes af foreningen iht. til gældende budget.
§ 15 Revisorer. Hver medlemsforening har ret til at udpege en person, som forestår revision af regnskabet. Hver medlemsforening afholder selv eventuelle omkostninger til revisorassistance. Udpegning skal ske i 4. kvartal og er gældende for det pågældende regnskabsår. Revisorer må ikke være medlemmer af medlemsforeningernes bestyrelser.
§ 16 Beslutninger. Bestyrelsen leder foreningen iht. til vedtægterne og foreningens budget og plan. Budgetoverskridelser eller anvendelse af midler, der ligger uden for foreningens formål, skal forhåndsgodkendes af medlemsbestyrelserne.
§ 17 Bestyrelsesmøder. Der afholdes bestyrelsesmøde så ofte, formandskabet eller to bestyrelsesmedlemmer finder det nødvendigt. Der føres beslutningsreferat over forhandlinger. Hver forening har en stemme i bestyrelsen, beslutninger træffes ved alm. flertal. I tilfælde af uenighed i bestyrelsen har formandskabet stemmeretten. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når formandskabet er til stede eller et af de øvrige bestyrelsesmedlemmer ved en formands manglende mulighed for fremmøde har fået tildel prokura til at møde på formandens vegne ved det pågældende møde. Indkaldelse til bestyrelsesmøder skal ske med min 7 dages varsel. Indkaldelse sker ved fremsendelse af mail til det enkelt bestyrelsesmedlem med angivelse af dato, tid og sted for afvikling af mødet og med information om dagsorden for mødet. Bestyrelsesmøder kan afvikles både fysisk og virtuelt. Der skal afholdes minimum 3 møder om året.
§ 18 Tegning af foreningen. Foreningen forpligtes ved underskrifter af formandskabet.
§ 19 Administration af foreningens midler. Foreningens midler indsættes i et pengeinstitut i Danmark i foreningens navn. Foreningens midler skal henstå på en konto og må ikke gældsættes eller gøres til genstand for spekulation i f.eks. værdipapirer. Foreningens kasserer tildeles prokura sammen med et medlem af formandskabet til at disponere foreningens midler over for foreningens bankforbindelse. Bestyrelsen skal hvert kvartal og senest 4 uger efter kvartalsskifte, modtage en opgørelse over foreningens indtægter og udgifter og en afstemning af foreningens bank konto fra kassereren. Alle regnskabsbilag skal være fortløbende nummeret og godkendt af et medlem af formandskabet og kassereren. Alle regnskabsbilag skal indscannes til et virtuelt drev, som alle bestyrelsesmedlemmer gives adgang til at se.
§ 20 Foreningens opløsning. Foreningens opløsning kan kun finde sted ved beslutning i de to grundejerforeningers bestyrelser. Foreningen kan dog ikke opløses, så længe der hviler gældsforpligtelser på foreningen.
§ 21 Værneting. Eventuelle uløselige uenigheder henvises til Hillerød retskreds.